Załącznik do Decyzji nr 31/2024 Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku z dnia 20  grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia „Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych” w Komisariacie Policji IV w Gdańsku

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W KOMISARIACIE POLICJI 
 IV W GDAŃSKU

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Cel procedury
Procedura ma na celu ustanowienie jasnych zasad oraz zapewnienie łatwo dostępnych i bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa, które gwarantują bezstronne rozpatrzenie zgłoszeń oraz ochronę osób zgłaszających (sygnalistów) przed odwetem, dyskryminacją lub innym niesprawiedliwym traktowaniem wynikającym z dokonania zgłoszenia.

§ 2. Definicje
	Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1)	Ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);
2)	RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych 
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L.2016.119.1);
3)	Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;
4)	Zespół ds. Zgodności – należy przez to rozumieć nieetatowy zespół osób upoważnionych do rozpoznawania zgłoszeń sygnalistów znajdujący Komisariacie Policji IV w Gdańsku;
5)	Koordynator ds. Zgodności – należy przez to rozumieć osobę koordynującą pracę Zespołu ds. Zgodności bądź wyznaczony zastępca;
6)	Osoba uprawniona – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa;
7)	Procedura – należy przez to rozumieć procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
8)	Kontekst związany z pracą/służbą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne 
lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
9)	Naruszenie prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne 
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące obszarów wskazanych 
w § 3 ust.1 Procedury;
10)	Sygnalista – należy przez to rozumieć osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia 
o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;
11)	Osoba pomagająca – należy przez to rozumieć osobę, która wspiera sygnalistę 
w dokonaniu zgłoszenia i może doświadczać działań odwetowych;
12)	Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę wskazaną 
w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa;
13)	Zgłoszenie – należy przez to rozumieć informację o naruszeniu prawa, dokonane 
za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
14)	Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć zgłoszenie skierowane 
do organów zewnętrznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych;
15)	Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć zgłoszenie skierowane 
do pracodawcy za pośrednictwem dedykowanych kanałów zgłoszeniowych;
16)	Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć informację przekazywane sygnaliście o podjętych lub planowanych działaniach następczych;
17)	Działanie następcze – należy przez to rozumieć działania podejmowane 
w odpowiedzi na zgłoszenie, mające na celu zweryfikowanie informacji zawartych 
w zgłoszeniu;
18)	Działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, 
lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
19)	Kanał zgłoszenia – należy przez to rozumieć techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
20)	Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
21)	Anonim – należy przez to rozumieć zgłoszenie niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu;
22)	k.p.a. – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2024.572);
23)	Komendant Komisariatu Policji IV w Gdańsku ) – należy przez to rozumieć Komendanta Komisariatu  Policji IV w Gdańsku;
§ 3. Naruszenia prawa podlegające zgłoszeniu
Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
1)	korupcji;
2)	zamówień publicznych; 
3)	usług, produktów i rynków finansowych; 
4)	zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6)	bezpieczeństwa transportu; 
7)	ochrony środowiska;
8)	ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 
9)	bezpieczeństwa żywności i pasz; 
10)	zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
11)	zdrowia publicznego; 
12)	ochrony konsumentów; 
13)	ochrony prywatności i danych osobowych; 
14)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
15)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
16)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17)	konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących 
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych 
z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Rozdział II
Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
§ 4. Kanały zgłoszeń zewnętrznych
1.	Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane za pomocą następujących kanałów:
1)	ustnie;
2)	pisemnie.
2.	Zgłoszenie ustne:
1)	sygnalista, po wyrażeniu zgody na nagrywanie w przedstawionej formie komunikatu głosowego, może dokonać zgłoszenia ustnego telefonicznego 
pod numerem 47 74 13 574, który znajduje się w pokoju 13,14 lub 11 na I piętrze budynku Komisariatu Policji IV w Gdańsku, w godzinach 9.00-13.00, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy;
2)	zgłoszenie to jest nagrywane. Do akt sprawy dołączane będzie nagranie rozmowy na nośniku elektronicznym;
3)	na wniosek sygnalisty, możliwe jest zorganizowanie spotkania w celu dokonania zgłoszenia ustnego. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Zgłoszenie dokonane podczas spotkania będzie dokumentowane w formie: 
Protokołu Przyjęcia Zgłoszenia Zewnętrznego – przyjętego przez osobę uprawnioną. Protokół stanowi załącznik nr 1 do procedury;
4)	sygnalista sprawdza i zatwierdza zgodność treści zawartej w protokole poprzez jego podpisanie.
3.	Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane przy użyciu Formularza Zgłoszenia Zewnętrznego stanowiącego załącznik nr 2 do procedury:
1)	w formie papierowej – dostarczając w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne” do Komisariatu Policji IV w Gdańsku, ul. Kaprów 14, Gdańsk 80-316;
2)	listownie – przesyłając je na adres: Gdańsk, ul. Kaprów 14, 80-316  Gdańsk – z dopiskiem „Komendant Komisariatu Policji IV w Gdańsku – Zgłoszenie do rąk własnych”;
3)	w formie elektronicznej – na adres e-mail: sygnalisci.kp4.gdansk@gd.policja.gov.pl  
4.	Dostęp do skrzynki e-mail posiada Komendant Komisariatu Policji IV w Gdańsku  oraz Koordynator ds. Zgodności i jego Zastępcy;
§ 5. Zgłoszenia nadesłane innymi kanałami
1.	Wszystkie zgłoszenia otrzymane poza dedykowanymi kanałami traktowane są jako priorytetowe i niezwłocznie przekazywane do Koordynatora ds. Zgodności. W takim przypadku zgłoszenie jest oceniane pod kątem zgodności z wymogami ustawy 
o ochronie sygnalistów, a jeśli spełnia kryteria zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa, zgłaszający jest kierowany do kontaktu za pośrednictwem właściwego kanału zgłoszeniowego, co zapewnia dalszy proces w pełnej poufności.
2.	Zgłaszający, decydując się na korzystanie z kanałów zgłoszeniowych innych 
niż dedykowane, zostaje poinformowany o potencjalnych zagrożeniach związanych 
z brakiem zapewnienia poufności, co może prowadzić do ujawnienia jego tożsamości.

Rozdział III
Zewnętrzne zgłoszenia naruszeń prawa oraz działania następcze
§ 6. Zgłoszenia
1.	Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia zaistnienia lub możliwości zaistnienia naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 
w organizacji w obszarze wskazanym w § 3 procedury.
2.	Zgłoszenia dotyczące obszarów nieobjętych ustawą oraz zgłoszenia wyczerpujące znamiona przestępstw bądź wykroczeń są wyłączone z niniejszej procedury 
i podlegają odrębnym przepisom regulującym ich rozpatrywanie.
3.	Zgłoszenia zewnętrzne należy składać za pomocą Formularza Zgłoszenia Zewnętrznego.
4.	Zgłoszenie powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
1)	określenia rodzaju zgłoszenia (zewnętrzne);
2)	szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
3)	wskazanie obszaru naruszenia prawa zawartego w § 3 procedury;
4)	wskazanie danych osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
5)	dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
6)	w celu otrzymania informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia oraz uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego 
w związku z dokonanym zgłoszeniem, Sygnalista wskazuje swoje dane, 
tj. imię, nazwisko oraz adres do kontaktu.
5.	Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 Ustawy).
6.	Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane w trybie Ustawy.
7.	Zgłoszenie jest rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który zawiera następujące dane:
1)	numer zgłoszenia;
2)	przedmiot naruszenia prawa;
3)	dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4)	datę dokonania zgłoszenia;
5)	informację o podjętych działaniach następczych;
6)	informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa art. 38 Ustawy;
7)	datę zakończenia sprawy;
8)	informacje o niepodejmowaniu dalszych działań, o których mowa w art. 40 ust. 2 Ustawy;
9)	szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia.
8.	Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
9.	Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Koordynator ds. Zgodności Komisariatu Policji IV w Gdańsku.
§ 7. Działania następcze
1.	Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez Koordynatora 
ds. Zgodności bądź w przypadku jego nieobecności upoważnionych pracowników Zespołu ds. Zgodności.
2.	W ramach czynności, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić 
się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty.
3.	Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz poda przyczynę tej decyzji. Dodatkowo, w odpowiedzi organ może 
wskazać odpowiednią procedurę przewidzianą w odrębnych przepisach oraz, jeśli 
jest to możliwe, wskazać właściwy organ do rozpoznania sprawy. 
4.	W przypadku, gdy wstępna ocena zgłoszenia wykaże, że zawiera ono informacje, które na mocy odrębnych przepisów podlegają przekazaniu do odpowiednich instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, Koordynator realizuje obowiązek określony w art. 39 ust. 4 Ustawy.
5.	Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że Komendant Komisariatu Policji IV w Gdańsku jest właściwym organem do jego rozpatrzenia, Koordynator przekaże sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, 
o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. 
6.	Organ nie przekaże informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeśli będzie miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że mogłoby to zagrozić ochronie poufności tożsamości Sygnalisty. Adnotację taką umieszcza się w aktach sprawy.
7.	W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej 
do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak 
niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. 
8.	Organ może odstąpić od podjęcia działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy, która była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia (od tego samego lub innego Sygnalisty), i nie zawiera, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, istotnych bądź nowych informacji dotyczących naruszenia prawa. 
W takiej sytuacji organ poinformuje zgłaszającego o odstąpieniu od działań. 
W przypadku kolejnych zgłoszeń dotyczących tej samej sprawy organ może pozostawić je bez rozpoznania i bez przekazywania informacji zwrotnej.
9.	Informacja o przyjęciu, przekazaniu oraz odrzuceniu zgłoszenia stanowi załącznik 
nr 3 do procedury.
10.	Zgłoszenia zakwalifikowane jako zewnętrzne zgłoszenia naruszeń prawa organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik 
nr 4 do procedury.
11.	Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 
3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

§ 8. Sposób postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi
1.	Koordynator Zespołu ds. Zgodności lub osoba przez niego wyznaczona, wchodząca 
w skład Zespołu, podejmuje działania następcze w odniesieniu do zgłoszenia zewnętrznego, z zachowaniem należytej starannością.
2.	Działania następcze obejmują fazy:
1)	przeprowadzenia wstępnej oceny zgłoszenia, mającego na celu zaplanowanie dalszych działań wyjaśniających;
2)	realizacji postępowania wyjaśniającego, którego celem jest weryfikacja faktów oraz ocena prawdziwości zgłoszonych informacji;
3)	podejmowania działań następczych, które mają na celu eliminowanie skutków 
i przyczyn naruszenia prawa oraz zmniejszenie ryzyka jego przyszłego naruszenia.
3.	Koordynator prowadzi sam postępowanie bądź powierza jego przeprowadzenie osobom upoważnionym wchodzącym w skład Zespołu. W wyjątkowych sytuacjach 
za zgodą Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku  KMP postępowanie może zostać powierzone wskazanemu funkcjonariuszowi Komisariatu Policji IV w Gdańsku, po jego uprzednim upoważnieniu.
4.	Osoba prowadząca postępowanie może korzystać z pomocy innych funkcjonariuszy KP IV lub KMP w Gdańsku, powołanych ad hoc w charakterze ekspertów danej dziedziny. Przy czym konieczność taka udokumentowana zostaje w formie notatki 
służbowej, zatwierdzonej przez Komendant Komisariatu Policji  w Gdańsku. Osoba włączona do postępowania otrzymuje upoważnienie do zapoznania 
się z aktami oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy, co stanowi załącznik 
nr 5 do procedury.
5.	W przypadku konfliktu interesów, z postępowania wyłącza się: 
1)	każda osoba zaangażowana w działania następcze. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów osoba ta ma obowiązek natychmiastowego wyłączenia 
się z postępowania i poinformowania o tym Koordynatora ds. Zgodności, sporządzając oświadczenie stanowiące załącznik nr 6 do procedury;
2)	Koordynatora ds. Zgodności, jego Zastępców, Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku  lub innych funkcjonariuszy Komisariatu Policji IV w Gdańsku. Sprawa zostaje niezwłocznie przekazana Naczelnikowi Wydziału ds. Dyscyplinarnych, Skarg i Wniosków KMP w Gdańsku. W opisanym przypadku, uprawnienia przewidziane niniejszą procedurą dla Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku oraz Koordynatora ds. Zgodności przysługują Naczelnikowi Wydziału ds. Dyscyplinarnych, Skarg i Wniosków KMP w Gdańsku; 
6.	Przekazanie sprawy o której mowa w ust. 5 pkt. 2 powinno nastąpić nie później 
niż w terminie 3 dni roboczych od momentu stwierdzenia konfliktu interesów. 
A w przypadku, gdy sprawa dotyczy Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku  lub jego Zastępcy, zostaje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, przekazana do Naczelnika Wydziału ds. Dyscyplinarnych, Skarg i Wniosków KMP w Gdańsku.
7.	Dane sygnalisty na każdym etapie są chronione na zasadach zawartych w ustawie.
8.	Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest:
1)	na podstawie przepisów odrębnych ustaw regulujących czynności kontrolne, nadzorcze, wyjaśniające oraz podobne w zakresie zgłoszenia;
2)	z uwzględnieniem przepisów Ustawy, w tym zasad należytej staranności, komunikacji z sygnalistą, ochrony jego tożsamości, ochrony tożsamości osoby, której zgłoszenie dotyczy, oraz ochrony informacji, zgodnie z ustawą oraz odrębnymi przepisami, w sytuacjach, gdy zakres tematyczny wykracza poza powyższe.

Rozdział IV
Zasady ochrony sygnalisty oraz dokumentacji
§ 9. Dokumentowanie, przechowywanie i archiwizacja
1.	Zgłoszenia dokumentuje się za pomocą formularzy stanowiących załączniki 
do niniejszej procedury. Pozostała dokumentacja przyjmuje formę pism lub notatek służbowych. Dopuszczalne są inne formy dokumentowania czynności, jeżeli 
nie zostały one przewidziane we wzorach formularzy, a wymaga są okolicznościami sprawy.
2.	Dane osobowe i adresowe przechowuje się w zamkniętej kopercie dołączonej do akt.
3.	Miejsce przechowywania akt i Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych:
1)	akta i rejestr dotyczące sygnalistów są przechowywane w skarbczyku dedykowanej szafy zamykanej na klucz w pokoju służbowym nr 11 na I piętrze budynku Komisariatu Policji IV w Gdańsku  tymczasowej siedzibie;
2)	dostęp do szafy z aktami sygnalistów mają wyłącznie członkowie Zespołu 
ds. Zgodności oraz Koordynator ds. Zgodności, Komendant Komisariatu Policji IV w Gdańsku Naczelnik. 
2.	Zasady przechowywania akt:
1)	wszystkie akta sygnalistów przechowywane są w sposób zapewniający 
ich poufność i ochronę przed nieuprawnionym dostępem;
2)	czynność podejmowane w ramach nadzoru służbowego oraz dostęp do akt 
(z wyłączeniem osoby prowadzącej) odnotowywane są w Karcie Nadzoru 
ze wskazaniem daty, godziny oraz imienia i nazwiska osoby uzyskującej dostęp do akt. Karta nadzoru stanowi załącznik nr 7 do procedury. 
3.	Obieg korespondencji wewnętrznej:
1)	obieg korespondencji zgłoszeń odbywa się z wyłączeniem procedur kancelaryjnych;
2)	obieg korespondencji w sprawach przekazanych do jednostek podległych odbywa się z zachowaniem poufności, na zasadach ustalonych dla danej sprawy przez Koordynatora ds. Zgodności;
3)	korespondencja elektroniczna z sygnalistą odbywa się z zachowaniem środków ostrożności, tj. w przypadku pism elektronicznych z wykorzystaniem wybranego środka kodowania (np. zip, hasło w pdf);
4)	obieg korespondencji zawierającej dane sygnalisty lub informacje, które mogą ujawnić jego personalia, odbywa się wewnątrz Komisariatu Policji IV w Gdańsku w Gdańsku manualnie, w formie papierowej. Dokumenty przekazywane są do rąk własnych osób upoważnionych, za pokwitowaniem   na piśmie przewodnim, w zamkniętych kopertach.
5)	w sprawach technicznych i niezawierających danych sygnalisty, 
nie wskazujących na jego personalia oraz przedmiot sprawy dopuszcza 
się standardowy obieg dokumentacji obowiązujący w Komendzie, nadając znak 0151.
4.	Zgodność z RODO:
1)	wszystkie działania związane z przetwarzaniem i przechowywaniem danych osobowych są zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO);
2)	szczegółowe procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, są opisane w RODO;
3)	za ochronę danych osobowych sygnalistów i osób powiązanych odpowiada Inspektor Ochrony Danych Osobowych. 
5.	Niszczenie akt sygnalisty:
1)	akta sygnalistów i związane z nimi informacje są przechowywane przez okres 
3 lat po zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania związane z danym zgłoszeniem;
2)	po upływie okresu przechowywania, akta sygnalisty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
3)	proces niszczenia akt odbywa się w Komisariacie Policji IV w Gdańsku i jest dokumentowany w „Protokole Zniszczenia Akt Sygnalisty”, który jest przechowywany przez Komisariat Policji IV w Gdańsku  przez okres 2 lat. Protokół Zniszczenia Akt Sygnalisty stanowi załącznik nr 8 do procedury;
4)	niszczenie akt nadzoruje Komisja ds. Zniszczenia Akt Sygnalisty, powołana przez Komendanta Komisariatu Policji IV  w Gdańsku. Komisja sporządza protokół, który zawiera informacje o rodzaju i liczbie niszczonych akt, sposobie ich zniszczenia oraz datę i miejsce zniszczenia;
5)	niszczenie zapisów z Rejestrów zgłoszeń zewnętrznych odbywa się zgodnie zasadami ochrony danych zbioru manualnego;
6)	dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, 
nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Niszczenie danych dokumentowane jest w formie notatki służbowej.
§ 10. Ochrona sygnalisty
1.	Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy, od chwili dokonania zgłoszenia.
2.	Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
1)	ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę 
na ujawnienie danych;
2)	w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy innych osób, organ podejmie działania mające na celu zapewnienie im ochrony poufności;
3)	zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
4)	ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3.	Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie. Zaświadczenie stanowi załącznik 
nr 9 do procedury.
4.	W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za rok poprzedni, ogłaszane do celów emerytalnych 
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia. 

Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 11. Przegląd procedury
1.	Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest, co najmniej raz 
na 3 lata przez Koordynatora ds. Zgodności. 
2.	Przegląd procedury dokumentowany jest notatką służbową zatwierdzaną przez Komendanta Komisariatu Policji IV w Gdańsku.

§ 12. Sprawozdawczość
1.	Koordynator ds. Zgodności sporządza sprawozdanie zawierające poniższe dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych:
1)	liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
2)	liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
3)	szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada takie dane.
2.	Dane statystyczne o których mowa w ust. 1 nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
3.	Sprawozdania, po zatwierdzeniu przez Komendanta Miejskiego Policji 
w Gdańsku, przekazywane są Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 
31 marca roku następującego po roku, za który sprawozdanie jest sporządzane.
 § 13. Wzory dokumentów
Wykaz wzorów dokumentów:
1)	Protokół przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
2)	Formularz zgłoszenia zewnętrznego;
3)	Potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia;
4)	Rejestr zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa;
5)	Upoważnienie do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych 
i podejmowania działań następczych; 
6)	Oświadczenie o braku konfliktu interesów;
7)	Karta nadzoru;
8)	Protokół zniszczenia akt/danych osobowych sygnalisty;
9)	Zaświadczenie o objęciu ochroną sygnalisty;
10)	Pismo przewodnie;
11)	RODO 1;
12)	RODO 2.